Comment choisir une salle de réunion ?
Trouver une salle pour accueillir un évènement professionnel n’est pas une mince affaire. Lorsque le site est bien choisi, cela augmente les chances de réussir votre réunion. Pour avoir la certitude de trouver la bonne salle pour votre réunion, il est nécessaire de suivre certains critères de choix.
L’emplacement de la salle de réunion
Pour sélectionner une salle de réunion, il est nécessaire de bien choisir le site. En effet dans les grandes villes comme Nice ou Paris, la circulation est dense. Il faut alors opter pour un emplacement qui est facilement accessible.
Même si la circulation est fluide, vous devez vous assurer qu’il y a assez d’espace pour garer les véhicules. L’emplacement doit donc disposer d’un nombre suffisant de places de parkings.
Vous devez toujours choisir une salle de réunion facilement accessible à tout le monde, même ceux qui ont une mobilité réduite. Il est donc nécessaire de choisir un site qui est accessible même à ceux qui sont en situation de handicap.
Pour faciliter l’accès au lieu de la réunion, vous devez opter pour un site qui est desservi par les transports en commun. Par ailleurs, il faut choisir un lieu qui est le plus proche de tous les potentiels participants au séminaire ou à la réunion.
Une fois que vous avez la liste de ceux qui seront à la réunion, essayez de déterminer l’endroit qui est le plus rapproché des domiciles des participants. Ainsi, vous permettrez aux différentes personnes de se rendre dans la salle de réunion assez aisément.
La taille de la salle de la réunion
Le choix de la taille de la salle doit se faire en prenant en compte le nombre de participants. Par ailleurs, il est nécessaire de tenir compte du type de réunion qui doit se tenir dans le lieu.
En effet, il faut rappeler que pour certaines réunions, il faut de la proximité. Dans ce cas de figure, il n’est pas nécessaire d’opter pour une grande salle même si le nombre d’individus est conséquent.
Ne choisissez pas aussi directement la salle de réunion avec la plus grande surface pour anticiper un nombre de participants important. En effet, il faut savoir que la grandeur de la salle aura un impact sur son cout. Au lieu de jeter votre dévolu sur le site le plus espacé, il serait plutôt utile de vous orienter vers une salle adaptée à votre réunion.
Le cout de la salle de réunion
Le budget pour la location de la salle de réunion est un critère important de choix. En effet, il serait très désagréable de dépasser les limites financières que vous vous êtes imposées pour profiter de ce site.
Vous devez savoir que le loyer d’une salle de réunion dépend de différents éléments. Pour définir le budget à allouer à cette cause, vous devez prendre en compte la localisation du site.
Ceci est totalement compréhensible, car tout dépendra de l’attractivité de la ville et de la proximité du site avec des lieux stratégiques. De même si l’emplacement de la salle de réunion est bien desservi par les transports en commun, cela pourrait augmenter le prix du loyer.
Un autre point qui impacte le cout d’une salle de réunion demeure les services proposés. En effet, certains prestataires proposent des offres comme la restauration, les équipements utiles pour la réunion (vidéoprojecteur, micro et autres).
Pour avoir une idée du cout de la salle de réunion, il faut également prendre en compte la durée de l’évènement. Plus vous aurez à passer du temps sur le site et plus il faudra payer. C’est donc tous ces facteurs mis ensemble qui vous permettront de déterminer la fourchette à prévoir pour le cout de la salle de réunion.
