Tout savoir sur les notes de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Que vous soyez salarié ou employeur, voici les éléments essentiels pour tout savoir sur les notes de frais.

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, un salarié peut-être amené à engager, sur ses fonds propres, un certain nombre de dépenses professionnelles :

• Frais de transport (billet de train ou d’avion…)

• Frais de déplacement (essence, péage, lorsque le salarié utilise sa voiture personnelle)

• Frais de repas (déjeuner avec des clients par exemple)

• Frais d’hébergement (nuit d’hôtel lors d’une mission en province)

• Frais de fournitures ou de matériel

• Frais de télétravail depuis l’épidémie de Covid

Le salarié va ensuite demander le remboursement de ces frais à son entreprise, en établissant une note de frais.

Comment établir une note de frais ?

Toute dépense soumise à note de frais doit avoir été faite dans l’intérêt de l’entreprise et pour permettre la bonne exécution de la mission du salarié. Elle doit également être raisonnable au regard des objectifs de cette mission. Il faut justifier cette dépense par une facture, comprenant la date, la nature et le montant de la dépense, sous format numérique ou papier. L’employeur peut demander des informations supplémentaires s’il le juge utile, par exemple le nom des clients invités lors du repas…

Chaque entreprise détermine la nature du document à remplir pour la demande de remboursement, mais les informations sont sensiblement les mêmes : nom du salarié, date et lieu de la dépense, nature des frais engagés, moyen de paiement utilisé…

Existe-t-il une limite aux notes de frais ?

Selon le choix de l’entreprise, il existe deux modes de remboursement. Le système forfaitaire prévoit un plafond de dépenses, déterminé par l’URSSAF, pour chaque type de frais. Le salarié ne pourra pas être remboursé au-delà de ce plafond, quelle que soit la dépense engagée. Les frais forfaitaires offrent une bonne visibilité de ses dépenses à l’entreprise.

Le système de frais réels implique, lui, le remboursement exact des sommes engagées par le salarié, jusqu’à un éventuel plafond fixé par l’employeur.

Pour le salarié, le montant des sommes remboursées par notes de frais n’est pas imposable et ne peut pas être déduit de sa rémunération. Pour l’entreprise, un certain nombre de dépenses engagée au regard des frais professionnels permettent de récupérer la TVA, et peuvent bénéficier d’une exonération de cotisations sociales.

Quels sont les litiges les plus courants concernant la note de frais ?

Un employeur peut considérer qu’une note de frais est excessive ou qu’elle ne correspond pas à une dépense réelle. S’il considère qu’il s’agit d’une tentative de fraude, il doit refuser le remboursement des frais.

L’autre souci récurrent est la perte du justificatif de la dépense. Le salarié peut alors demander un duplicata de cette facture, ou éventuellement justifier la dépense par la production d’un relevé bancaire ou par une déclaration sur l’honneur pour des montants limités.

Le système de notes de frais fait partie intégrante de la vie des sociétés. Il en fluidifie le fonctionnement, mais peut se révéler lourd et coûteux à gérer. Raison de plus pour définir une politique claire concernant les notes de frais et des procédures de gestion rigoureuses.